W Przedszkolu Publicznym Nr 1 w Ozimku obowiązuje bezdziennikowy system kancelaryjny oparty na jednolitym rzeczowym wykazie akt. Prowadzone są następujące rejestry i ewidencje:
- Ewidencja dzieci
- Rejestr pracowników.
- Ewidencja akt osobowych.
- Rejestr zaświadczeń o zdaniu egzaminu przed komisją powołaną do przeprowadzenia egzaminu na stopień awansu zawodowego nauczyciela kontraktowego.
- Rejestr aktów nadania stopnia awansu zawodowego nauczycieli kontraktowych.
- Księga zastępstw.
- Rejestr zarządzeń Dyrektora Przedszkola Publicznego Nr 1 w Ozimku
- Księga uchwał Rady Pedagogicznej.
- Dziennik korespondencyjny.
- Rejestr skarg i wniosków
- Księga inwentarzowa
- Rejestr zamówień publicznych o wartości nie przekraczającej 14tys.euro
- Rejestr wypadków przy pracy
- Rejestr wypadków w drodze do pracy i z pracy
- Książka kontroli
W składnicy akt przechowywana jest wszelka dokumentacja spraw zakończonych w trybie i na warunkach określonych w instrukcji archiwalnej.
Informacje zawarte w prowadzonych w Przedszkolu Publicznym Nr 1 w Ozimku rejestrach, ewidencjach i innych dokumentach udostępniane są na pisemny lub ustny wniosek w godzinach pracy placówki. Dane mogą być udostępniane na zasadach określonych w ustawie z dnia 6 września 2001r. o dostępie do informacji publicznej (Dz. U. Nr 112, poz. 1198 z późn. zm.) z ograniczeniami ze względu na prywatność osoby fizycznej – ustawa z dnia 29 sierpnia 1997r. o ochronie danych osobowych (Dz. U. z 2002r. Nr 101, poz. 926 z późn. zm.) lub innych ustaw, w tym między innymi:
1) ustawy z dnia 29 sierpnia 1997r. – Ordynacja podatkowa ( Dz. U. z 2005r. Nr 8, poz. 60)- Dział VII – tajemnica skarbowa,
2) ustawy z dnia 10 kwietnia 1974r. o ewidencji ludności i dowodach osobistych (Dz. U. z 2006r. Nr 139, poz. 993 z póżn. zm.),
3) ustawy z dnia 22 stycznia 1999r. o ochronie informacji niejawnych (Dz. U z 2005r. Nr 196, poz. 1631 z późn. zm.).
Dokumenty wytwarzane w Przedszkolu Publicznym Nr 1 w Ozimku przechowywane są w kancelarii na terenie placówki zgodnie z zasadami określonymi w zarządzeniu Nr 11/2012 Dyrektora Przedszkola Publicznego Nr 1 w Ozimku z dnia 31.08.2012r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitego rzeczowego wykazu akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania składnicy akt w Przedszkolu Publicznym Nr 1 w Ozimku.
